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[커뮤니케이션] 업무에 적용 가능한 상대의 말을 나의 언어로 요약하는 법
2018-07-06
대다수의 직장인이 요약에 서툰 이유는 정보를 요약하는 훈련을 받아본 적이 없기 때문이다. 학창시절 경험했던 국어 시험이나 논술 시험에서는 “다음 제시된 글을 읽고 400자 이내로 요약하시오.” 같은 문제가 있긴 했다. 그러나 대부분 핵심 문장을 골라 주어를 새로 붙이거나 글자 수를 줄이는 정도의 수준에 머물러 있었다. 특히 말로 핵심을 요약하는 훈련은 대부분 받지 못했을 것이다. 그렇기 때문에 어쩔 수 없이 스스로 훈련할 수밖에 없다.

‘요약’이란 ‘구체적인 것을 추상화하는 작업’이라 말할 수 있다. 그 중에서도 고유명사처럼 구체성이 남아 있는 요약을 ‘구체적 요약’이라 명명한다. 일반적인 비즈니스 상황에서는 구체적 요약이 필요할 때가 많다.

그럼 비즈니스 상황에 바로 적용할 수 있는 요약력에 대해 간단히 알아보자. 업무의 가장 큰 비율은 커뮤니케이션이다. 그 중에서도 서로가 오고가는 대화. 바로 '말'에 중점을 두고 이야기 해보자.

말을 할 때도 요약의 중요성은 변함이 없다. 항상 ‘결론’이 먼저라는 점만 꼭 명심하자. ‘용건’을 먼저 요약해서 전달하는 것이다. 아무래도 말은 글에 비해 길어지는 경향이 있어서 한마디로 요약하는 것이 결코 쉽지는 않다. 대신 15초 이내로 요약해 보는 것이다.

방송 광고는 일반적으로 15초 정도의 시간이 주어진다. 혹은 방송 제작 지원사 광고는 30초일 경우도 있다. 15초를 글자로 환산하면 약 60자 정도를 말할 수 있는 시간이다. 이 짧은 시간에도 웬만한 내용은 전달할 수 있다. 이 정도 시간이면 듣는 사람도 스트레스를 받지 않는다.

대화 중 상대의 말이 길어지면 그 내용을 짧게 요약해 보자. 이때 앵무새처럼 상대의 말을 그대로 반복해서는 ‘이해력이 뛰어나다’는 소리를 듣기 어렵다. 이럴 때는 “그건 이런 뜻인가요?”라고 운을 뗀 후 나만의 언어로 바꿔 요약하면 더욱 이해력 있는 사람으로 보일 것이다.

본인이 자신 있는 분야에 대입해 말해 보는 방법도 추천한다. 처음에는 요점이 빗나갈 수도 있다. 그러한 실수는 글을 요약하는 훈련을 통해 점점 줄여나갈 수 있다.

상대의 말을 제대로 이해하고 기억하지 못하면 자기의 언어로 요약할 수 없다. 자기 말에 귀 기울이고 이해하려는 사람을 안 좋게 볼 사람은 없다. 오히려 호의를 느낄 확률이 높아질 것이다.

전 육상 선수인 다메스에 다이는 해설자를 비롯해 여러 분야에서 폭넓게 활약하고 있다. 그는 다른 분야의 사람들과 비즈니스나 학문 등에 대해 이야기를 나눌 때 “그건 운동으로 치면 이런 얘기인가요?” 하고 상대의 말을 요약하곤 한다. 그러면 상대방은 자신의 이야기를 제대로 듣고 이해하는 사람으로 생각하기 마련이다.

단, 비즈니스가 아닌 사적인 대화에서 이런 식의 요약을 남발하면 불쾌하게 느낄 수도 있다. 특히 여성의 경우, 남편이나 애인 등 가까운 남성이 자신의 말을 요약하면 불쾌감을 느낀다 고 답한 비율이 높았다. 또한 ‘불만을 제기하는 사람’ 등 화난 상대의 말을 요약하는 것도 불필요하게 불난 집에 부채질하는 꼴이 될 수 있으니 각별히 주의하자.

- 7가지 말의 기술 <일언력一言力>을 참고했습니다.


출처: 쌤앤파커스 네이버 포스트
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