"내가 뭘 하려고 했더라? 무슨 말을 하려고 했더라?" 이런 경험을 다들 한 번쯤은 해보셨을 텐데요. 어떤 문제를 해결하기 위해 열심히 고민할 때는 아무 생각도 떠오르지 않았는데, 딴짓을 하고 있으면 갑작스럽게 아이디어가 솟아나는 경우가 있습니다. 이때, '일단 기억해두었다가 나중에 해야겠다'하고 미루면 머릿속이 하얗게 변해버려서 어떤 아이디어였는지 떠올리기 위해 팔짱을 끼고 또 한참을 생각해야 합니다.

이런 상황을 막기 위해 열심히 메모를 적어보지만, 막상 메모를 작성해도 나중에 메모를 다시 보면 내 글씨인 건 맞는데 대체 뭘 말하고 싶은 건지 이해가 되지 않는 경우가 많습니다. 메모하는 것은 좋지만, 올바른 메모 작성법을 지키지 않아서 메모를 적어 놓고도 한참 머리를 싸매야 하는 것이죠.

오늘은 직장인들이 업무를 보면서 메모를 작성할 때, 어떤 방식으로 작성해야 까먹지 않고 잘 기억할 수 있는지 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.


※메모 작성의 기본자세

"인간은 망각의 동물이다"라는 말을 들어보셨나요? 사람의 뇌는 경험했던 모든 일을 기억하려고 하면 고통스러운 기억으로 인해 스트레스 받고 정신건강을 해치기 때문에 적당히 잊어버리도록 설계가 되어있다고 합니다.

그래서 사람들은 중요한 일을 망각하지 않기 위해 메모를 작성하는데요. 여기서 한 가지 알아두어야 할 점은, 메모는 어떤 것을 기억하기 위해 작성하는 것이 아니라 잊어버리기 위해 작성한다는 사실입니다.

메모 초보들이 흔히 하는 실수가 메모를 기껏 작성해놓고 머릿속으로 계속 메모 내용을 계속 기억하려고 애쓰는 것인데요. 이렇게 되면 계속 기억하고 있느라 머리가 피곤할뿐더러, 나중에는 메모를 안 봐도 기억하니까 수첩을 자주 안 열어보게 되어 결국 메모 작성을 소홀히 하게 됩니다.

그러므로 메모를 잘 작성하는 습관을 가지려면 때와 장소를 가리지 않고 떠오르는 아이디어를 적되, 수첩에 메모를 했다는 사실만 기억하고 나머지는 잊어야 합니다. 그래야 틈날 때마다 수첩을 자주 들여다보게 되고 자연스럽게 메모가 습관이 되는 것이죠.


※메모 작성 요령

1. 순서에 맞게 작성하기
내가 해야 할 일(To-do list)을 메모로 남기는 경우, 일의 중요도나 마감 순서에 따라 리스트를 작성해보시기 바랍니다. 할 일이 많아질수록 일의 두서가 없어지기 때문에, 오늘 처리할 일, 기억할 일, 내일 할 일 등과 같이 리스트를 작성해보세요.

작업이 끝났다고 메모장에서 지우거나 취소선을 긋기보다는 빨간 밑줄을 긋거나 체크 표시를 해서 완료한 일이 무엇인지 확인할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 그러면 나중에 비슷한 일을 하게 되었을 때 과거 기록을 참고하여 더욱더 빠른 일처리가 가능해집니다.
2. 구체적으로 작성하기
메모를 작성할 때는 분명히 이해됐었는데 시간이 지나고 나서 다시 메모를 보면 대체 무슨 말인지 알 수 없을 때가 있죠. 그 이유는 메모를 나만 알아볼 수 있도록 작성했기 때문인데요. 메모를 작성할 때는 포괄적인 내용보다는 나중에도 할 일을 쉽게 떠올릴 수 있도록 구체적이고 시간에 흐름에 맞게 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들면, “오전 중에 A 사무실에 전화하기”라고 적는 것보다 “10시 A 사무실, K 씨에게 전화(P 기획안 관련)” 이런 식으로 적는 것이 효과적입니다.


※상황별 메모 작성법

1. 회의할 때
회의할 때의 메모는 회의가 끝난 후에 회의 결정사항을 한눈에 알아볼 수 있도록 육하원칙에 따라 정확히 메모해야 합니다. 특히, 누가, 언제까지, 무엇을, 어떻게 할 것인지를 꼼꼼히 적는 것이 좋은데요.

브레인스토밍, 세미나, 좌담회와 같이 참석자가 많은 곳에서는 커다란 노트에 참가자 수에 따라 페이지를 나누고 발언 내용을 적는 의사록 메모를 활용해보세요. 발언 순서에 따라 메모를 작성하다 보면 사고의 흐름과 작업의 흐름을 정리하기 편해집니다.
2. 보고서를 작성할 때
세미나나 연수회 보고서를 작성해야 한다면 별도의 수첩에 메모하는 것보다 나누어 주는 자료에 직접 기입하는 것이 더 좋습니다. 세미나의 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언 내용, 느낀 점을 중점적으로 체크하여 메모를 작성해보세요. 보고서는 목적과 성과를 알기 쉽게 작성하는 것이 중요하므로 어떤 내용에 감명을 받았으며 어떤 성과를 얻었는지 메모해야 단순한 요약본이 아닌 진정으로 가치 있는 보고서를 작성하실 수 있습니다.
3. 상사를 대할 때
상사의 업무지시를 내가 기억하기 위해 메모하는 경우도 있지만, 상사가 기억하지 못할 경우를 대비해 메모를 적을 때도 있습니다. 업무 내용, 기한, 목적 등을 잘 기록해두면 상사의 질문에 유연하게 답변할 수 있을 뿐만 아니라, 나중에 상사가 메모에 적어놨던 것과 다른 지시를 내린다면 메모를 보면서 "전에는 이렇게 지시를 해주셨는데, 그 내용을 변경하라는 말씀이시죠?"라고 확인하여 업무의 혼선을 미리 방지할 수 있습니다.
4. 비즈니스 문서를 작성할 때
외부에 발송하는 공문이나 비즈니스 메일 같은 경우, 바로 문서를 작성하기보다는 메모를 먼저 작성하는 것이 좋은데요. 이때 메모는 비즈니스 문서의 초고를 작성하라는 것이 아니라 무엇을 어떻게 전달할지를 쓰는 것으로, 문장이나 문맥보다는 전달하려는 내용에 초점을 맞추어야 합니다.

본보기가 되는 비즈니스 문서를 참고하여 상대방의 신상정보와 전하고 싶은 내용을 항목별로 적고 자신의 기분과 심정, 상대방과의 관계를 단어나 짧은 문장으로 메모에 적습니다. 메모가 완성되면 이를 참고하여 상대방의 입장이 되어서 비즈니스 문서를 작성하고 문장 구성과 문맥을 다듬으면 비즈니스 문서 작성이 더욱 수월할 것입니다.
5. 통화를 할 때
전화를 걸기 전에 무슨 말을 어떻게 하고, 또 무엇을 확인할지를 메모지에 적어보세요. 신입사원의 경우, 상대방과의 면식이 없는 경우가 많음으로 별도의 인사 멘트를 정리해 놓은 메모를 준비하면 당황하지 않고 대화를 시작할 수 있습니다. 별도의 시나리오를 작성해 놓는다면 마음이 안정된 상태에서 통화할 수 있습니다.

업무가 너무 바쁘거나 지금 바로 결정할 수 없는 사안인 경우에는 팩스나 메일로 용건을 보내며, “잠시 후에 정식으로 전화드리겠습니다.”라는 말을 덧붙이면 실수를 줄일 수 있습니다.

[ 출처: '예스폼' 네이버 포스트 ]