Q1. 오늘의 주제는 시간관리와 업무성과입니다. 시간관리와 업무성과는 밀접한 관련이 있겠죠.

업무 성과에 가장 영향을 많이 미치는 세가지를 든다면, 저는 인맥, 커뮤니케이션 기술, 그리고 오늘 이야기할 시간관리를 들겠습니다.

Q2. 직급이 높건 나쁘건, 일류 직장이건 아니건 모든 직장인에게 똑같이 주어진 업무시간, 시간관리의 노하우를 통해 효과적으로 시간을 활용하고 업무 성과를 내는 방법, 오늘 알아보도록 하겠습니다. 첫번째 노하우, 바로 몰입이네요.

이런 경험들 한 번씩은 있으실 겁니다. 책을 읽었는데 계속 같은 문장만, 같은 페이지만 읽고 있는 겁니다. 도무지 집중이 안되서, 계속 반복해서 읽어도 머리에 안 들어오는 거지요. 무슨 일인지는 몰라도 집중, 몰입이 안되기 때분입니다. 업무성과를 내기 위해서는 많은 시간을 내는 것보다는 짧은 시간이라도 몰입해서 시간을 활용하는 것이 중요하겠지요.

Q4. 맞습니다. 저희가 학생때 공부할 때도, ‘오늘은 3시간했다, 5시간했다..’하며 만족해 하는데, 사실 몰입하지 않은 채, 몇 시간 책상에 앉아 있는 게 별로 의미가 없는 것과 마찬가지인 것 같아요.

그렇습니다. 직장에서 일도 마찬가지죠. 몰입해서 일을 할 때와 그렇지 않을 때 일을 끝마치는 속도나 완성도에서 큰 차이가 난다는 것을 많은 사람들이 느낄 겁니다. 얼마 전 직장 후배가 저희 회사 홈페이지에 올린 칼럼을 재미있게 읽었는데요, 러시아의 유명한 류비셰프라는 과학자에 대한 이야기입니다. 이 사람이 저희에게는 생소한 이름이나 20세기 러시아 과학사를 견인한 인물로 평가받을 만큼 대단한 사람이라고 하네요. 해부학, 진화론, 수리 생물학 등 많은 분야에 유명한 저서를 남겼다고 합니다. 그런데 이 과학자는 철저한 시간관리로도 유명했다고 하네요. 하루 일과를 다 기록하고, 평가하고 철저히 관리한 사람인데, 재밌는 것은 이 사람은 매일 꼬박 꼬박 9시간을 잤다고 합니다. 시간의 양보다는 질이 중요하다는 생각이, 이 칼럼을 읽으면서, 다시 한 번 들었습니다.

Q5. 청취자 여러분, 효과적인 시간 활용의 첫번째 노하우, 몰입의 기술, 잊지 마시기 바랍니다.

다음은 선택과 집중입니다. 효과적인 시간 활용을 위해서는 업무의 선택과 집중이 필요합니다. 직장인들 할 일 정말 많습니다. 업무량 자체도 많은데, 거기에 외국어 익혀야죠, 자격증 따야죠, 야간에는 MBA가는 사람들도 있고, 대한민국의 직장인만큼 할 일 많고 바쁜 사람들도 없는 것 같습니다. 해야 할일, 하고 싶은 일은 많은데 다 할 수는 없겠죠. 필요한 게, 바로 선택과 집중입니다. 제한된 시간에 어떤 일을 할 지 선택하는 기준이 필요하겠습니다.

Q6. 그런데, 고민되는 것이, 사실 외국어나 자격증은 마스터하는 데에도 시간이 오래 걸리고, 당장에 도움 되는 일이 아니기 때문에, 여기에 시간을 얼마나 할애해야 하나.. 이런 생각이 듭니다.

시간 활용의 기준은 세 가지로 나눌 수 있다고 합니다. 첫번째는 지금 당장에는 도움이 안되지만, 장기적으로 도움이 되는 일에 쓰는 시간. 지금 말씀하신 외국어 스킬 연마. 인맥 관리 등이 이 항목에 들어가겠죠. 두번째는, 장기적으로는 도움이 안되지만, 지금 당장의 성과를 위한 일에 쓰는 시간. 아마도, 일반인들이 가장 많은 시간을 이 두번째 항목에 쓰지 않을까 싶네요. 저희가 하루하루를 살면서, ‘해치워야 하는’업무들이 많습니다. 마지막은, 단기, 장기적으로 도움이 되지는 않지만 즐기는 데 쓰는 시간.. 하루에 꼬박 꼬박 TV에 쏟는 시간이 얼마나 될 지 한 번 생각해 보시기 바랍니다. 어쨋튼, 이런 기준을 참고 삼아 선택과 집중을 하는 것도 방법이겠습니다.

Q7. 맞습니다. 사실 장기적으로 생각하지 않고 시간을 현재 일을 처리하는 데 급급해서 쓴다면, 개인적으로 발전하기가 어려울 것 같습니다.

네, 선택과 집중을 해서 꼭 필요한 일 중심으로 하되, 그 일들이 지금 당장에만 필요한 일이 아니라, 장기적으로 나를 발전시킬 일에도 시간을 활용하는 지혜가 필요할 것 같습니다.

Q8. 시간을 잘 활용하기 위한 다음 방법은 무엇인가요?

문제 파악 및 해결은 업무성과를 높이는 시간 활용과 밀접한 관련이 있습니다. 저희가 맡게 되는 크고 작은 업무는 기본적으로는 주어진 문제에 대한 해결책을 제시하는 것으로 정리될 수 있습니다. 때로는 문제가 무엇인지도 명확치가 않을 때도 있습니다. 시간을 효과적으로 활용하기 위해서는 먼저 문제를 정의 내리고, 이 문제를 해결하기 위한 방법을 찾는 업무 흐름을 가져가야겠습니다.

Q9. 정해진 시간안에 업무는 끝내야 하는데, 어떤 경우에는 대체 어디서부터 시작을 해야 할지 모르고 시간만 가서 안타까울 때가 있습니다. 지금 얘기한 항목을 기억한다면 도움이 될 것 같네요.

사실 기계적으로 일을 처리할 수 있는 업무는 가장 쉬운 일이죠. 저희가 보통 시간 관리까지 들먹이며 업무를 하는 경우는 크고, 작게 문제 해결을 요하는 일입니다. 시간을 효과적으로 활용하며 업무를 하기 위해서는 시작점을 잘 잡아야 하며, 그 시작점은 문제를 정의 내리고, 그 문제를 푸는 방법을 고민하는 것이 되야 합니다. 문제가 무엇인지 명확하게 파악하는데 시간을 할애하는 것이 굉장히 중요하다고 생각합니다. 이 부분에 시간을 투자하지 않으면, 결과적으로는 엉뚱한 일에 쓸데없이 시간을 낭비하게 됩니다.

Q10. 맞습니다. 업무시간의 상당 부분이 미팅에 쓰이는데, 때로는 대체 무슨 문제로 미팅을 하는지, 어떤 목적으로 논의를 하는지도 모르고 앉아 있구나.. 하고 느낄때도 있습니다.

몇 주 전에 매일 경제신문을 보니 나카자키 마사루라는 사람이 한 ‘loss cost management’라는 강연에 대한 기사가 있었습니다. 이 사람이 주장하기를, 일반 직장인은 1년간 약 3만회에 달하는 회의를 하고 이 중 76%는 불필요한 회의라고 하더군요. 불필요한 회의에 귀중한 시간을 낭비하지 않기 위해서는 회의 시작 전 회의의 agenda를 작성해야 합니다… 무엇을 위한 회의인지, 어떤 문제를 풀기 위한 논의인지를 명확히 하고 시작해야 할 것입니다.

Q11. 다음으로 유념해야 할 항목은 무엇인가요?

다음 방법은 커뮤니케이션 스킬과도 연관이 있습니다. ‘무조건 YES’하지 말기입니다. 누군가의 부탁을 거절하지 못하고 미안해서, 또는 별 생각없이 YES해놓고, 모자라는 시간에 스트레스 받은 경험 한 번쯤은 있을 겁니다. 우리가 주변에서 받는 요청, 요구를 분별있게 수락만 하여도 우리의 시간은 훨씬 넉넉해질 것입니다.

Q12. 지난번 커뮤니케이션 스킬에 대한 주제에서도 잠깐 얘기를 한 기억이 납니다만, 필요한 순간에 명확하게 거절을 하는 것이 우리 일상을 훨씬 수월하게 만드는 것 같습니다.

맞습니다. 모든 요청을 거절하라는 것이 아니라, 분별 있게 받아들이라는 얘기이지요. 사실 무분별한 YES는 본인의 시간 관리에도 손해를 끼칠 뿐만 아니라, 요청자와 관계 맺기에도 부담을 줄 수 있습니다. 해줄 수 없는, 또는 해주기에 부담되는 일을 맡아 놓고, 시간에 쫓기며 잘 해주지 못할 때, 오히려 안해준것만 못한 결과를 낳기도 하죠.

Q13. 마지막으로 충분한 휴식입니다.

충분한 휴식은 처음에 얘기한 항목인 몰입과도 밀접한 관련이 있지요. 충분한 휴식이 없으면 당연히 몰입을 할 수 없죠. 시간 관리의 기분은 충분한 휴식입니다. 어떤 사람들은, 제가 아까 제시한 시간 관리의 기준, 즉, 장/단기에 도움이 안 되는 일에 시간을 아끼는 것을 얘기하니, 쉬는 시간도 아깝다.. 하는데요. 요즘은 휴테크라는 말이 있을 정도로 충분히 쉬고 즐기는 건강한 휴식이 업무 성과 및 삶의 질과 밀접한 관련이 있다는 사실 유념하시기 바랍니다. 조만간 휴테크에 대해서 얘기할 시간을 마련하도록 하겠습니다.

* 위 글은 MBN 라디오 브라보마이라이프 - 직장생활백서(2010년 4월 16일)에 기고한 전문입니다.