Q1. 오늘의 주제는 직장인의 미팅 예절입니다. 사내 미팅, 외부 미팅 등 직장인의 하루는 미팅으로 꽉 차 있다고 해도 과언이 아닌데요. 누구를 만나던지 공통적으로 적용되는 예절이 있는 것 같습니다.

네, 그렇습니다. 미팅 예절을 지키는 것은 상대방에 대한 배려인 동시에 나의 이미지를 만들어가기 위해 필요한 기본적인 행동입니다. 어느 정도 직장 경력이 있는 사람들은 기본 예절을 잘 아는 사람들이 많지만, 간혹 그렇지 않은 경우도 있고, 직장 초년생인 경우는 아쉬울 때가 많죠. 또한 미팅 예절은 최소한의 시간으로 얼마나 생산적인 미팅을 하느냐 에도 어느 정도 영향을 미칩니다.

Q2. 그럼 오늘 미팅 예정에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

미팅 예절은 먼저 미팅을 잡을 때부터 시작됩니다. 사내 미팅, 외부인과의 미팅에 상관없이, 상대방이 time management를 할 수 있도록 배려해야 합니다. 미팅 시간이 몇 시부터 몇 시까지인지를 명시하여 다른 미팅 시간을 조율하기에 용이하도록 하는 배려가 필요합니다.

Q3. 보통은 시작하는 시간만을 정하는데, 30분인지, 1시간인지 소요될 시간을 서로 정한다면 하루의 시간 관리를 하는데 큰 도움이 될 것 같습니다.

그렇습니다. 미팅 시간이 애매하게 잡히거나, 아니면 예상보다 미팅 시간이 지나치게 길어질 경우에는 하루 전체가 그 미팅 외에 다른 일은 돌보지 못하고 지나가는 경우도 있지요. 그래서 미팅 시작시간 외에 종료 예상시간을 정하는 것이 중요합니다. 더불어, 생산적인 미팅을 위해서는 미팅의 주제, 아젠다도 간단히 알려주는 것이 좋죠. 예를 들어 고객사가 미팅을 하자고 요청을 해왔는데, 대체 왜 만나자는 지 영문도 모르는 채 가는 것 보다는 미팅의 목적을 명시하여 서로 준비를 할 수 있도록 하는 것도 미팅의 예절입니다.

Q4. 그렇군요. 미팅 하자고 모였는데, 아무도 얘기를 안 꺼내고, 주제에서 벗어난 얘기로 시간이 가는 것을 막을 수도 있겠네요.

미팅을 갔는데, 미팅을 요청한 사람이 짧지만 한 장으로 정리된 미팅 주제를 가져오면, 처음부터 얘기가 잘 풀리지요. 또한, 지난 번 미팅의 후속 미팅이라면, 역시 미팅 주최자가 간단하게 지난 미팅의 내용을 구두로 요약하거나, 더 좋은 것은 문서로 정리해서 가지고 온다면 좋겠습니다. 그러나, 사실 제일 좋은 것은, 예전 미팅 내용을 정리한 내용을 미리 미팅 참석자에게 이메일로 보내는 것이죠. 그리고 참석자들은, 미팅에 오기 전에 미리 내용을 숙지하고 오는 것입니다.

Q5. 자, 그럼 이제 미팅을 시작할 준비가 되었군요. 이제 본격적으로, 미팅을 할 때의 예절에 대해서 알아보죠.

모르는 사람과 미팅을 하게 될 때 악수를 하는데요. 악수 예절에 대해서 설명해볼까 합니다. 악수를 할 때는 서열이 있습니다. 손윗사람이 손아랫사람에게, 상급자가 하급자에게, 기혼자가 미혼자에게, 선배가 후배에게, 여성이 남성에게 먼저 악수를 청할 수 있습니다.

Q6. 아래 사람이 청하는 것은 결례군요. 그런데, 남자들은 대부분 악수를 하지만, 여자들의 경우는 악수를 안 하는 경우도 많지 않나요?

여자들의 경우는 악수를 안 하는 것이 결례는 아닙니다. 다만, 얘기를 했듯이, 여자가 먼저 악수를 청할 수는 있습니다. 그러나, 상대방의 남자가 차이가 많이 나는 시니어의 경우에는 역시 여자라도 악수를 청하는 것이 결례가 될 수 있겠죠.

Q7. 악수 할 때는 어느 정도 힘이 들어가야 되지요?

네, 실제로, 저는 남자들이 다른 사람의 악수 예절에 대해서 뒤에서 험담을 하는 것을 들은 적이 있습니다. 악수를 했는데, 손에 힘이 하나도 없더라.. 라는 얘기였는데요. 또한 여성들 중에도 너무 우아한 나머지 손가락 끝만 살짝 내미는 경우도 있는데, 여성들도 악수를 하려면 제대로 해야 합니다. 반대로 악수할 때 상대의 손을 아프도록 잡거나 손가락만 세게 쥐어서는 안되겠죠. 서로 온기를 느낄 수 있을 정도의 힘을 주는 게 바람직하다고 하네요.

Q8. 직장은 서열 문화가 명확한 곳이므로, 별 것 아닌 것처럼 보이는 악수 예절도 잘 못하면 큰 결례로 나쁜 인상을 줄 수 있겠군요.

그렇습니다. 서열 문화가 아닌 곳에서는 악수 정도 하나가 별 것 아닐 수 있으나 직장에서의 미팅 예절 등이 중요한 이유는 상하 개념이 명확하기 때문입니다. 악수 할 때 손을 흔드는 것은 서열에 따라 악수를 건넨 사람이 주도하고, 악수를 받은 사람은 가볍게 흔들어주면 된다고 하네요. 악수를 하면서 너무 심하게 위 아래로 흔드는 것은 주변 사람에게 경박한 인상을 줄 수 있으므로 피해야 하고요.

Q9. 미팅 시 명함 예절에 대해서도 알려주세요. 예전에도 한 번 얘기한 적이 있지만 가장 쉽고 기본적이지만 중요한 사람과의 만남에서는 당황하게 됩니다.

거래처를 방문했을 때는 방문자가 먼저 명함을 내미는 것이 예의입니다. 여러 사람을 만날 때는, 먼저 윗사람에게 명함을 건네야 하고요. 그리고, 당연하지만, 반드시 깨끗한 명함을 사용해야 합니다. 구겨졌거나 때가 낀 명함은 아예 주지 않는 게 이미지 관리에 좋을 정도입니다. 휴대폰 번호 등이 바뀌었을 때는 명함을 주면서 바로 얘기를 해 주어야 하고요.

Q10. 명함을 받은 다음에는 어떻게 해야 하나요?

명함을 받자마자 바로 가방이나 주머니에 넣는 사람들이 있는데, 그래서는 안되고, 상대의 이름이나 회사명 등을 확인해야 합니다. 기껏 명함 받아 놓고도 미팅 내내 상대방의 이름을 잘못 부른다거나, “직함이 어떻게 되시죠?”라고 묻는 사람들이 있는데, 명함에서 확인을 해야 하죠. 미팅 석상에서 명함을 받았을 때는 테이블의 적당한 곳에 명함을 놓고 미팅에 임하면 됩니다.

Q11. 상대방의 명함에 메모 등을 하는 경우도 있는데, 이런 것도 당연히 실례지요?

그렇지요. 저희가 받은 명함과 상대방을 매치 시키는 게 어려운 경우가 있어서 간혹 명함에다가 힌트가 될만한 사항, 예를 들면, 만난 날짜 등을 메모하는 경우가 있는데, 상대가 앞에 있을 때가 아니라, 미팅이 끝난 뒤 하시기 바랍니다.

Q12. 악수를 하고, 명함을 건네며 미팅을 시작했습니다. 미팅 중 또 어떤 것을 신경 써야 할까요?

예절이라는 거창한 단어가 아니더라도, 미팅의 주최자 입장에서는 미팅 시 정리가 필요하죠. 일단 정해진 시간보다 시간이 남지 않도록 시간 배분에 신경을 써야 합니다. 여러 사람이 모여서 이야기를 하게 되면 때로는 주제에서 벗어난 이야기도 나오고, 얘기가 여러 방향으로 튀게 됩니다. 미팅의 주최자는 이것을 조절해야 합니다. 정중한 태도로 상대방이 기분이 상하지 않도록 필요한 순간에는 얘기를 끊어주는 것이 필요합니다. 그렇지 않다면 정해진 시간 안에 미팅을 끝내는 것이 어려워질 수 있습니다.

Q13. 이런 저런 얘기 하다 보면, 주제에서 한 참 멀어져서 정리가 안 되고, 흐지부지 끝나는 경험이 있습니다.

주최자가 제 역할을 해야지요. 주최자의 역할은 미팅이 정해진 시간 안에 결론을 향해 나아가도록 이끌도록 계속해서 신경을 쓰는 것입니다. 상황에 따라서는 브레인 스톰 (brain storm)이라고 해서 전혀 제한을 두지 않고 아이디어를 내는 것이 필요한 회의도 있으나, 이런 경우가 아니라면 정리가 필요합니다.

Q14. 주최자는 미팅을 마무리하는 데에도 신경을 써야겠지요?

네, 미팅에 나온 얘기를 정리하고, f/up미팅이 필요하면 일정을 조율해야 하며, 미팅이 끝난 후 간단한 컨택리포트를 써서 미팅 참가자들에게 이메일로 보낸다면 미팅 시 나온 내용에 대한 오해가 없을 것입니다.

* 위 글은 MBN 라디오 브라보마이라이프 - 직장생활백서(2010년 8월 25일)에 기고한 전문입니다.